นายสุวพันธ์ ตันยุวรรธนะ รัฐมนตรีประจำสำนักนายกรัฐมนตรี ในฐานะเลขานุการ ศตส.กล่าวการก่อนการประชุมวันนี้ (30 ต.ค.2559) ว่า พล.อ.ประยุทธ์ จันทร์โอชา นายกรัฐมนตรีมีข้อสั่งการให้เจ้าหน้าที่ดูแลประชาชนในการจัดกิจกรรมถวายความอาลัย ทั้งในกรุงเทพมหานครและต่างจังหวัด และสั่งการให้ ศตส.รวบรวมการดำเนินงานเกี่ยวกับการแสดงความอาลัยในหลวงรัชกาลที่ 9 ของทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ด้วยการจัดทำเป็นภาพถ่าย วิดีทัศน์ และคลิปวิดีโอที่เกี่ยวข้องกับการจัดกิจกรรม
โดยกิจกรรมในกรุงเทพมหานครและต่างจังหวัดมอบให้กระทรวงมหาดไทย เป็นเจ้าภาพในการรวบรวมส่งให้ ศตส. ส่วนในต่างประเทศ มอบหมายให้กระทรวงการต่างประเทศรวบรวม ไม่ว่าจะเป็นการส่งพระราชสาส์นและสารจากกษัตริย์และประมุขของประเทศต่างๆ ตลอดจนการจัดกิจกรรมของสถานเอกอัครราชทูต การจัดกิจกรรมของคนไทยในต่างประเทศ รวมทั้งการเดินทางมาแสดงความอาลัยของราชวงศ์และผู้นำต่างประเทศ
นายสุวพันธ์กล่วาวว่า นายกฯ ได้มอบหมายให้ ศตส.หารือกับกระทรวงวัฒนธรรมเพื่อบรรจุไว้ในหอจดหมายเหตุแห่งชาติ และให้เก็บรวบรวมและเตรียมการตั้งแต่เบื้องต้นภายหลังพระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดชเสด็จสวรรคตเมื่อวันพฤหัสบดีที่ 13 ต.ค.2559